Сегодняшний референт — это высокообразованный человек, обладающий профессиональными навыками для работы в офисе. Кроме непосредственных профессиональных обязанностей, референту приходится порой, не имея психологического образования, регулировать настроение своего шефа, организовывать его график с учетом возникающих задач и индивидуальных особенностей его характера. То есть помощник руководителя должен быть неплохим жизненным психологом и прекрасно ориентироваться в практической психологии. Цель данной статьи — помочь референтам лучше понять особенности личности своего руководители для того, чтобы выстроить с ним продуктивные и доверительные отношения.
Наш интерес к особенностям личности руководителя мотивируется простыми истинами:
- Люди предпочитают доверять тем, кто им нравится.
- Нам нравятся те, кто похож на нас.
- Чем больше нам нравится человек, тем большая вероятность, что мы установим с ним продуктивные и доверительные отношения.
- Если мы можем понимать, что движет другим человеком, предчувствовать его поведение, предугадывать его поступки, мы сможем изменить свое собственное поведение, чтобы стать более совместимым с ним.
Многие из наших знаний о человеческом поведении опираются на идеи Карла Юнга (1875—1961). Юнг обнаружил, что в нашем поведении прослеживаются узнаваемые и повторяющиеся схемы. Эти алгоритмы привычного поведения формируются в зависимости от нашего воспитания и развития дома, в школе и обществе. Благодаря тому, что каждый из нас обладает определенным набором наиболее предпочитаемых алгоритмов поведения, мы легко притягиваемся
Исследования, проведенные Юнгом, позволяют выделить четыре двухполюсных типа поведения
Вертикальная ось этой модели образует полюс доминирование — подчинение: одни стремятся руководить другими, брать на себя ответственность за себя и за других людей; иные чувствуют себя комфортно, когда разделяют эту ответственность с кем-то еще. Они скорее займут позицию ведомого, чем ведущего. Исследования показывают, что эти два типа поведения часто находят друг друга. Тех, кто любит руководить (доминирующие), часто привлекают люди, которым необходима поддержка или руководство, и наоборот. Это явление известно как опека и покровительство.
Горизонтальная ось образует полюс экстраверсия — интроверсия. Человек с ярко выраженной экстраверсией стремится к внешним контактам, черпает энергию из внешнего мира (людей, занятий, вещей). Человек с ярко выраженность интроверсией, наоборот, черпает энергию для работы и принятия решений из своего внутреннего мира (мыслей, эмоций, впечатлений).
Большинство из нас успешно используют какой-то один тип (полюс) поведения. И этот тип поведения преобладает над другими, используется нами чаще других. Пересечение вертикальной и горизонтальной осей дают нам четыре типа личности. Необходимо сразу отметить, что плохих или хороших типов не бывает. Прекрасно быть тем, кто вы есть, и не стараться быть тем, кем вы не являетесь. Типы поведения — просто отражение того реального факта, что разные люди ведут себя по-разному. Очень редко люди будут иметь 100% характеристик, которые будут описаны ниже, но большинство имеет наблюдаемые доминирующие характеристики поведения. Рассмотрим подробнее каждый из типов личности.
РУКОВОДИТЕЛЬ РЕШАЮЩЕГО ТИПА (ДОМИНАНТНЫЙ ИНТРОВЕРТ)
Обстановка, внешний вид и манера держаться
Большой рабочий стол в идеальном порядке. Почетные дипломы и награды на видном месте. Крепкое рукопожатие, свидетельствующее об умении управлять обстоятельствами. Предпочитает классический стиль одежды. Избегает всего, что можно охарактеризовать эпитетом «слишком». Предпочитает автомобили бизнес- класса. Тщательно подходит к выбору страны-производителя, бренда, объему двигателя и так далее. Не гонится за новизной.
Характеристика
Упрямый и вспыльчивый. В словах категоричен, не подбирает выражения. Любит управлять ситуацией и всегда готов взять инициативу на себя. Любит соревноваться, настроен на победу, склонен к риску. Прагматичен, напорист и самоуверен. Независим. Не любит бездействия. Слушает других внимательно, извлекая из каждого рассказа что-нибудь полезное для себя. Избегает скоропалительных решений, любит сначала изучить факты и детали. Никому не доверяет с ходу. Обладает довольно жестким чувством юмора. Всегда спокоен. Редко теряет голову.
Ему нужен помощник/помощница, способная:
- Держать в полном порядке рабочий стол: не только руководителя, но и свой.
- Легко ориентироваться в информации, хранящейся на компьютере. При необходимости быть готовым собрать и проанализировать данные, представить их в удобном для восприятия виде: схемы, графики, таблицы. Референт должен быть абсолютно уверен в том, что материалы грамотно составлены и соответствуют реальности. Люди решающего типа обожают рыться в материале в поисках ошибок и неточностей и получают искреннее наслаждение, если им удается их обнаружить.
- Тщательно следить за своей внешностью. Быть подтянутым и энергичным.
- Ограждать руководителя от лишних контактов, дать ему возможность работать в тишине за закрытыми дверями, становясь при необходимости его глазами и ушами.
- Уметь соблюдать дистанцию в общении. Быть последовательным в своем поведении. Избегать назойливой опеки.
РУКОВОДИТЕЛЬ ЭКСПРЕССИВНОГО ТИПА (ДОМИНАНТНЫЙ ЭКСТРАВЕРТ)
Обстановка, внешний вид и манера держаться
На рабочем столе стоят семейные фотографии, дорогие сердцу безделушки, памятные сувениры. На столе и в шкафах масса вещей, которыми они стремятся подчеркнуть свой статус: кубки, сувениры, привезенные из путешествий, фотографии со знаменитыми людьми. Встречает посетителей бурно, рукопожатие теплое, смотрит собеседнику прямо в глаза. Говорит быстро и громко. Одевается ярко, необычно. Стремится выделиться из толпы, быть на виду. Одежда, автомобили, аксессуары должны достигать этой цели: быть увиденным и оцененным по достоинству.
Характеристика
Активный, доминантный, предприимчивый человек. Часто провоцирует острые ситуации и бросается в дело, не задумываясь о последствиях. Такие люди часто обижают людей, потому что пропихивают свои идеи, не обращая внимания на аргументацию и чувства собеседника. Люди с таким характером хотят доминировать в любом разговоре. Излишне прямолинейны, нетерпеливы. Плохо ведут переговоры. Им часто приписывают свойство уводить чужие мысли, идеи и выдавать их за собственные. Часто к такому типу принадлежат люди, сделавшие себя и гордящиеся этим обстоятельством. Умеют планировать свои действия и грамотно ставить цели. Дисциплинированны, любят играть в открытую. Легко воспринимают новые идеи. Нацелены на выполнение заданий. Быстро делают свой выбор. Могут быть добродушными и опекающими.
Ему нужен помощник/помощница, способная:
- Быть щедрым на похвалу и не стесняться лести. Хвалить все, что он делает. Любить то, что любит он, ненавидеть то, что ненавидит он.
- Быть готовым принять вызов и уверенно вступить в схватку. Такие руководители обожают словесные баталии и им не нужны легкие победы. Более того, они презирают людей, которые слишком легко поддаются чужому влиянию.
- Быть готовым генерировать новые идеи, делиться ими и позволить руководителю считать, что ваши идеи — это его идеи.
- Быть для руководителя всегда открытым для общения и в то же время уметь держать дистанцию. Под его напором и натиском быстро размываются границы вашей ответственности. Сегодня у вас 10 функций, а завтра уже 25. И каждая должна осуществляться с заданным качеством.
- Быть терпеливым и самодостаточным. Гасить вспышки характера своего начальника и периодически мирить других сотрудников с ним. Сам он, скорее всего, это делать не умеет.
- Помогать руководителю завершать начатые дела. Четко и настойчиво планировать день, определять приоритеты и сроки.
- Оградить его от выполнения мелких дел.
РУКОВОДИТЕЛЬ ГАРМОНИЧЕСКОГО ТИПА (ПАССИВНЫЙ ЭКСТРАВЕРТ)
Обстановка, внешний вид, манера держаться
На рабочем столе такого руководителя много семейных фотографий, милых сердцу предметов. Он носит удобную одежду и обувь и предпочитает комфорт моде и изяществу. Располагает к непринужденной беседе. В рабочем кабинете царит неофициальная обстановка. Рядом с монитором может находиться не одна чашка с недопитым кофе. Бумаг много и все они находятся в том порядке, о котором знает только хозяин кабинета.
Характеристика
На первый взгляд этот психологический тип кажется очень общительным и дружелюбным, всегда готовым помочь и поддержать. Часто это оказывается иллюзией. Основная забота этого руководителя — сделать так, чтобы его все любили. Люди этого типа ставят общение превыше всего. Их подход к бизнесу может быть дезорганизованным, они ведут дела спустя рукава. Они легко дают и так же легко нарушают данные обещания, пропускают деловые встречи, заставляют себя ждать. Не любят проявлять инициативу. Медленно принимают решения. Всеми силами избегают ссориться с людьми. Для них порой настолько важно сохранить дружбу или деловые отношения, что решения проблем долго могут оставаться ненайденными, а договоры — неподписанными.
Помощнику/помощнице следует:
- Быть понимающим и сочувствующим.
- Не быть чрезмерно настойчивым. Не давить, не торопить, не заставлять немедленно действовать.
- Подчеркивать свое желание помочь, выслушать, обсудить.
- Необходимо стремиться контролировать ситуацию: подписание договоров, назначение встреч, важные звонки, выполнение обещаний.
- Следить за временем.
- Необходимо регулировать поток посетителей, иначе ваш начальник заговорится и не успеет сделать ничего из намеченного ранее.
- Быть готовым регулировать настроение руководителя, так как этот тип легко поддается эмоциям, впадает в ностальгию или депрессию.
- Быть в поведении последовательным и прогнозируемым, создавая тем самым у руководителя ощущение безопасности, стабильности.
РУКОВОДИТЕЛЬ АНАЛИТИЧЕСКОГО ТИПА (ПАССИВНЫЙ ИНТРОВЕРТ)
Обстановка, внешний вид и манера держаться
Руководитель аналитического типа часто производит впечатление человека замкнутого и скрытного. Он медлителен в речи и движениях. Держит всех на расстоянии от себя. Одевается консервативно, зачастую скучно, однообразно. Смотрит в глаза собеседнику изредка, жесты сдержанны. На столе идеальный порядок. Уделяет внимание каждой мелочи. В стремлении к чистоте и порядку может дойти до крайних проявлений. Не любит бывать на виду.
Характеристика
Руководители такого типа пунктуальны, точны, стремятся к совершенству. Критически мыслят. Работают обстоятельно и самостоятельно. Чрезвычайно осторожны в принятии решений. Испытывают необходимость все тщательно взвесить и проанализировать, прежде чем начать действовать. Изучают предысторию вопроса. Подчас тратят уйму времени на принятие решения, потому что могут бесконечно долго изучать ситуацию. Таких людей мало среди высшего руководства. Они редко занимают должности, связанные с поддержанием контактов с внешним миром (торговля, PR- связи) и принятием масштабных решений. Зато таких людей много среди руководителей среднего звена и предпринимателей (представителей малого бизнеса). Чаще всего они добиваются успеха по стечению обстоятельств или получают дело по наследству. Часто имеют партнера по бизнесу. Как правило, противоположного психологического типа.
Помощнику/помощнице следует:
- Четко излагать свои мысли, говорить подробно, уделять внимание мелочам.
- Предоставлять точные данные и иметь доказательства.
- Быть собранным, логичным и официальным, не стремиться стать на дружескую ногу с ним.
- Одеваться консервативно и мало пользоваться косметикой.
- Быть прогнозируемым и создавать ощущение безопасности своим поведением и манерой держаться.
- Держать в идеальном порядке рабочий стол и бумаги.
- Исключить долгие разговоры с сотрудниками, не висеть на телефоне.
- Демонстрировать постоянство в привычках (в одно и то же время приходить и уходить и так далее).
- Помнить, что ваша компетентность будет оцениваться по тому, сколько времени вы уделяете конкретному вопросу.
- Избегать легкомысленности и беспечности.
Итак, мы идентифицировали предпочитаемый нашим руководителем тип поведения (и свой собственный заодно!). Но что значит для нас эта информация? Почему она важна и как ее можно использовать? Что делать, если вы оказались аналитиком, а ваш начальник — экспрессивным? Разница в предпочитаемом типе поведения этих двух типов очевидна.
Все мы можем достичь успеха, когда работаем с людьми, похожими на нас. Но большая часть мира не такая, как мы. Первое, что нам необходимо осознать после прочтения описания типажей: если мы хотим быть более понятными, вызывающими доверие, приятными в общении для своего руководителя, мы должны говорить с ним на их языке. Мы скорее достигнем успеха, если будем обращаться с людьми так, как они этого хотят, а не так, как мы бы хотели, чтобы обращались с нами.
Если ваш руководитель экспрессивный, а вы аналитик, каким вы будете ему казаться? Вы думаете, что будете выглядеть как человек думающий, серьезный, бдительный и порядочный? Возможно, и так. Однако велика вероятность, что вместо этого он будет видеть в вас человека упертого, нерешительного, скрытного и безынициативного. С другой стороны, если руководитель — аналитик, а вы экспрессивный, то вы можете казаться ему самоуверенным, нервным, реактивным, недисциплинированным и вызывающим. От вашей манеры ярко и необычно одеваться или украшать себя у него может разболеться голова. Если руководитель решительный, а вы тяготеете к гармоническому типу, вы можете казаться ему человеком подчиняющимся, застенчивым, слабым, чрезмерно эмоциональным, не способным отстоять свою точку зрения. Если руководитель гармонический, а вы решительный, тогда, наоборот, вы можете сходить с ума от того, как долго и мучительно ваш шеф принимает элементарные (с вашей точки зрения!) решения. В свою очередь, вы такому руководителю можете казаться жестким, доминирующим, прямолинейным до резкости человеком.
Очевидно, что если вы хотите добиться большей совместимости с вашим руководителем, вам необходимо изменить свое поведение. Все мы изменяем свое поведение, даже не задумываясь об этом, и у нас у каждого богатейший опыт на этот счет. Представим себе, что вам в один день пришлось побывать на двух мероприятиях: посещение тяжелобольной бабушки и день рождения вашей близкой подруги. Согласитесь, что автоматически мы в одном случае будем говорить тише, вести себя сдержанно, а в другом — более свободно и раскованно. Изменится пластика наших движений, изменится высота и громкость нашего голоса. Или еще. Мы можем поболтать с коллегой из соседнего отдела минуту, другую, прежде чем перейдем к делу, но сразу заговорим о деле с другим коллегой, так как знаем, что он предпочитает именно такой подход. Так же должно происходить и в ситуациях общения с руководителем, независимо от того, к какому типу личности он принадлежит.
Здесь необходимо отметить, что в данном случае речь идет об изменении поведения, а не о серьезном изменении характера. Психологи говорят, что наш характер сложился в возрасте около 5 лет. Так что изменить его в одночасье не удастся, да и не нужно. Речь идет о простой рассудительности и здравом смысле.
КРАТКИЕ ИТОГИ
- Мы разные. Не существует такой вещи, как правильная или неправильная личность. Просто люди по-разному думают и поступают в разных ситуациях.
- От вас могут потребоваться различные подходы, использование различных слов и различное поведение в зависимости от типа личности человека, с которым вам приходится работать или общаться.
- Не ждите, пока руководитель начнет менять что-либо в своем характере, чтобы адаптироваться к вам. Любые перемены должны исходить от вас, если вы собираетесь преуспеть в своей профессии.
- Понимание собственной личности поможет вам разработать определенный набор стратегий и подходов к своим коллегам и руководителю.
- Как бы ни были значительны должности бухгалтера, менеджера, помощника руководителя, основная нагрузка ложится все-таки на руководителя. Именно ему принадлежит заслуга создания компании, ее процветания, на него ложится бремя принятия стратегических решений. Даже самый замечательный руководитель бывает в плохом настроении, может сорваться, накричать, обидеть. Профессиональный референт должен уметь выходить из щекотливой ситуации, храня самообладание и демонстрируя выдержку. Знание психологических типов личности, понимание особенностей их взаимодействия помогут вам в этом преуспеть.